Beste lid,

Steeds zijn we op zoek naar vrijwilligers om te helpen bij verschillende evenementen zoals jullie allcht al weten. Momenteel zijn we meer specifiek op zoek naar iemand om de secretaris functie in te vullen die vrijgekomen is door het vertrek van onze vorige topsecretaris Sophie van Hecke. Een positie die wel wat tijdsinvestering en toewijding vraagt. Zoals alle bestuursleden is ook deze functie onbezoldigd en wordt die dus ingevuld door de vurige passie voor de sport en de club in het bijzonder. Mocht je interesse hebben , contacteer ons dan op info@chiefsleuven.be


BESTUURSFUNCTIE SECRETARIS

Tijdsinvestering

6 uur per week

Functieomschrijving

  • Maakt deel uit van het dagelijks bestuur
  • Bepaalt in samenspraak met de overige bestuursleden het verenigingsbeleid en de toekomstvisie

 

  • Zorgt voor een efficiënt lopend secretariaat
  • Is het eerste aanspreekpunt voor de vereniging voor externen (federatie, stad, andere verenigingen)
  • Verzorgt de administratie en correspondentie van het bestuur en de vereniging
  • Beheert officiële stukken en staat in voor het verenigingsarchief
  • Coördineert en is eindverantwoordelijk voor de ledenadministratie van de vereniging

Taakomschrijving

  • Zit de periodieke bestuurs- en clubvergaderingen bij
  • Selecteert samen met andere bestuursleden de clubondersteunende, sportbegeleidende, sportondersteunende clubvrijwilligers, -medewerkers en -coördinatoren
  • Tracht aanwezig te zijn bij thuis(-en uit) wedstrijden van 1e team ter representatie van het bestuur
  • Wordt ad-hoc uitgenodigd voor toelichting clubadministratie tijdens de jaarlijkse algemene- en bijzondere ledenvergaderingen

 

  • Verzorgt de agenda en vergaderstukken voor de periodieke bestuursvergaderingen en jaarlijkse algemene ledenvergadering
  • Verstuurt de uitnodigingen voor bestuurs- en andere vergaderingen
  • Notuleert in beginsel de bestuursvergaderingen; draagt bij verhindering zorg voor een adequate vervanger uit het bestuur
  • Verspreidt de notulen en de actiepuntenlijst onder de deelnemers aan vergaderingen
  • Verzamelt centraal de notulen van de overige vergaderingen van organisatietakken, coördinatoren en vrijwilligersgroepen
  • Beheert officiële stukken zoals hypotheekstukken, contractstukken, oprichtingsakte, statuten en huishoudelijk reglement
  • Houdt het verenigingsarchief bij en ziet toe op de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar
  • Ontvangt correspondentie en zorgt ervoor dat deze bij de betreffende functionaris(sen) /organen komt
  • Stelt de jaarstukken van de vereniging op in overleg met betrokken bestuursleden
  • Ondertekent, verzendt en het bewaart een afschrift van stukken namens het bestuur
  • Neemt kennis van voorschriften van de RBIHF en de stedelijke verordeningen en andere bepalingen
  • Onderhoudt contacten met de RBIHF en stedelijke (respectievelijk overheidsinstanties)
  • Levert op verzoek ledenlijsten aan
  • Verwerkt de inschrijvingen van (nieuwe) leden
  • Licht nieuwe leden voor (mondeling en schriftelijk), door het uitreiken van een Wint informatie in over wensen en behoeftes van het nieuwe lid én geeft informatie over de wensen en verplichtingen van de vereniging
  • Meldt alle (nieuwe) leden aan bij de federatie en geeft wijzigingen door
  • Onderzoekt redenen van leden om af te haken

Kerncompetenties

  • Accuraat
  • Communicatief vaardig en goed bereikbaar (per email, sociale media en/of telefoon)
  • Houdt het overzicht
  • Kennis van excel en automatische gegevensverwerking